Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Kennziffer: 1362 Arbeitsort: Hamburg Eintrittsdatum: 01.06.2025 Karrierestufe: Berufserfahrene Beschäftigungsgrad: Vollzeit, Teilzeit Dauer der Beschäftigung: zunächst befristet auf zwei Jahre Vergütung: Die Vergütung erfolgt gemäß der jeweils geltenden Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (Bund).

Steige ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer 11.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchtest du diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist dein Platz bei uns!

Das Institut für Instandhaltung und Modifikation widmet sich der Gestaltung der Zukunft der Luftfahrt durch Forschung und Technologietransfer. Mit der Vision "We Maintain Mobility for a Sustainable Future" liegt der Fokus des Instituts auf Analysen des Lebenszyklus, Wartungstechnologien und der Optimierung digitaler Prozesse, um die technischen Operationen in der Luftfahrt zu verbessern.

Das erwartet dich

Im Institut für Instandhaltung und Modifikation in Hamburg-Finkenwerder arbeitest du in einem jungen, dynamischen und diversen Umfeld. Gelebte Kollegialität und eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre sind bei uns nicht nur Schlagworte. Mit deiner Berufserfahrung, fundierten Organisationsfähigkeiten sowie einem sehr hohen Maß an Kunden- und Serviceorientierung bist du für unsere Institutsleitung der Fels in der Brandung, behältst auch in unübersichtlichen Situationen einen kühlen Kopf und findest eigenständig Lösungen. Eingebettet in das Team Zentrale Institutsaufgaben hast du starke Ansprechpartner an deiner Seite, um als Assistenz unserer Institutsleitung und in der Personalsachbearbeitung direkt zum Erfolg des Instituts beizutragen. Der gewandte Umgang mit unterschiedlichen Akteuren, Loyalität und Diskretion sind für dich eine Selbstverständlichkeit.

Deine Aufgaben

Korrespondenz, Kommunikations- und Terminmanagement für die Institutsleitung
Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen für die Institutsleitung
Erstellung von Schriftstücken, Präsentationen etc. für die Institutsleitung
Durchführung von Personalverwaltungsaufgaben
Dienstreiseplanung und -organisation für die Institutsleitung
Beratung von Institutsmitarbeitenden und Führungskräften zu administrativen Fragestellungen
Dokumentenmanagement

Das bringst du mit

Abgeschlossenene kaufmännische Ausbildung (z. B. aus dem Bereich Büromanagement) oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
langjährige Berufserfahrung im administrativ-kaufmännischen Bereich und in der Sekretariatsführung
vertiefte Kenntnisse in der Bearbeitung von Personal(einzel)maßnahmen, vorzugsweise im Institut
gute Kenntnisse der Organisationsstruktur und der administrativen Tätigkeiten im DLR oder in vergleichbaren Forschungseinrichtungen
sehr gute Kenntnisse in Microsoft-Anwenderprogrammen (Word, Excel, PowerPoint) sowie in Workflow- und Bestellsystemen, wie z. B. DLR-Workflows, DLR-Kaufhaus
Kenntnisse in SAP
sehr gute Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift

Das bieten wir dir

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen dir unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.